SOLUCIONES TECNOLÓGICAS PARA LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN EN EL ÁMBITO UNIVERSITARIO.
CASO DE ESTUDIO: UNIVERSIDAD PARTICULAR DEL ECUADOR
TECHNOLOGICAL SOLUTIONS FOR INFORMATION MANAGEMENT IN THE UNIVERSITY FIELD. CASE STUDY: PRIVATE UNIVERSITY OF ECUADOR
Sosa, David*; Meneses, Edison*; Andrade,
Christian*; Guamán, Rommel*
*Universidad Iberoamericana del Ecuador – UNIB.E
Autor corresponsal: dsosa@unibe.edu.ec
DOI: www.doi.org/10.55867/qual27.08
Como citar (APA): Sosa Zuñiga, D. I. ., Meneses Torres , E., Andrade Villa , C., & Guamán
Guamán, R. (2024). SOLUCIONES TECNOLÓGICAS PARA LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN EN EL
ÁMBITO UNIVERSITARIO. CASO DE ESTUDIO: UNIVERSIDAD PRIVADA DEL ECUADOR. Revista
Qualitas, 27(27), 145 - 162. https://doi.org/10.55867/qual27.08
Manuscrito
recibido el 20 de abril de 2023.
Aceptado para
publicación, tras proceso de revisión, el 13 de noviembre de 2023.
Publicado, el 06
de enero de 2024.
Resumen
Este artículo presenta un
análisis para dar los primeros pasos hacia una transformación digital de la
Universidad Particular del Ecuador, como caso de estudio, lo cual demanda un
enfoque hacia el potencial que tiene la tecnología para transformar los
procesos universitarios ya existentes o incluso crear nuevos procesos más
eficientes que ayudará aumentar el rendimiento del personal docente y
administrativo involucrado, disminuir los tiempos de trabajo y alcanzar niveles
superiores de calidad, a través del desarrollo de un Sistema Integrado e
implementación de un gestor documental o repositorio digital centralizado, que
permitió determinar una experiencia práctica en la propuesta de soluciones de
negocio en un área dentro del entorno. Se realiza una investigación descriptiva
como punto de partida, ya que se extrae toda la información valiosa de la
Universidad, adicional se apoya en una investigación de campo, porque se
realiza el levantamiento de información para poder obtener conocimiento de las
áreas. Con este análisis se optó por usar la metodología de desarrollo RUP que
proporciona una solución disciplinada. Como resultados se realiza una hoja de
ruta de soluciones que permite alinear el negocio con la tecnología, buscando
una mejora y optimización en la gestión operativa de la Universidad. Se diseña
el Sistema Integrado (SI), el cual tiene como finalidad la organización de
diferentes recursos tanto como páginas web, sistemas, repositorios, links en
general y se diseña un repositorio digital centralizado para evitar perdida de
información, manejo de documentos digitales que respalden el trabajo de todo el
personal universitario.
Palabras
clave: Transformación digital, Sistema Integrado, gestor documental, procesos
universitarios, entorno universitario, arquitectura empresarial.
Abstract
This article presents an analysis to take the first
steps towards a digital transformation of the Private University of Ecuador, as
a case study, which demands a focus on the potential that technology has to
transform existing university processes or even create new processes. more
efficient that will help increase the performance of the teaching and
administrative staff involved, reduce work times and achieve higher levels of
quality, through the development of an Integrated System and implementation of
a document manager or centralized digital repository, which allowed determining
an experience practice in proposing business solutions in an area within the
environment. A descriptive research is carried out as a starting point, since
all the valuable information from the University is extracted, additionally it
is supported by field research because information is collected in order to
obtain knowledge of the areas. With this analysis, it was decided to use the
RUP development methodology that provides a disciplined solution. As a result,
a roadmap of solutions is created that allows the business to be aligned with
technology, seeking improvement and optimization in the operational management
of the University. The Integrated System (SI) is designed, which has the
purpose of organizing different resources such as web pages, systems,
repositories, links in general and a centralized digital repository is designed
to avoid loss of information, management of digital documents that support the
work of all university staff.
Keywords: Digital transformation, Integrated System, document
manager, education processes, education environment, enterprise architecture.
__________________________________________________________________________________________________
INTRODUCCIÓN
El enfoque de transformación y evolución
organizacional sobre una arquitectura empresarial alineada a las nuevas
tecnologías también ha tocado las puertas del sector universitario. Actualmente, la mayoría de las Universidades cuentan con sistemas
de gestión de información que le garantizan una mayor agilidad y eficiencia en
sus procesos institucionales y por tanto mejores resultados para una mejor toma
de decisiones. Los procesos claves en este tipo de organizaciones en el Ecuador
se basan en tres funciones sustantivas, de acuerdo a lo establecido por el
Consejo de Educación Superior del país en el Reglamento de Régimen Académico-2022:
Docencia, Investigación y Vinculación. La Universidad Particular del Ecuador,
considerada como caso de estudio en el presente proyecto de investigación, es
un campus universitario en Quito que también ajusta su estructura
organizacional y modelos de procesos a esta normativa, aunque existen además
otras áreas de procesos dedicadas a los temas estratégicos y de apoyo o
administrativos propios de cada Universidad.
La Universidad Particular cuenta hoy con algunos
sistemas de gestión de información que satisfacen las necesidades de
informatización en algunas de sus áreas organizacionales como lo son Gestión
académica, Gestión Financiera y Portal web universitario. Sin embargo, aún
existe una marcada demanda de soluciones tecnológicas que permitan digitalizar
y optimizar sus procesos de negocio, tanto en estas áreas ya mencionadas, como
en el resto de sus departamentos. Todo esto acentúa la necesidad de integrar
las diferentes dimensiones que completan la Universidad como organización,
buscando la transformación necesaria que le permita evolucionar hacia una
gestión de información flexible y alineada con las nuevas tecnologías.
La transformación digital implica nuevas
oportunidades de estrategias de negocios, incorporando tecnología, agilizando
procesos, preparando a los equipos para trabajar y colaborar con herramientas
digitales y establecer la lógica del negocio o procesos con la economía
digital, alcanzando así un mejor rendimiento. La transformación digital permite
que las instituciones adopten un modelo de negocio socialmente responsable y
con ética, permitiendo que apliquen un modelo de desarrollo escalable, sin
olvidar que están influyendo en reducir el impacto medio ambiental al agilizar
procesos y reducir el consumo de materiales no renovables como el papel
También es importante resaltar que la
transformación digital trae consigo mayor productividad, mayor agilidad, mayor
calidad, mayor innovación, mayor eficiencia en costos, así como otros muchos
aspectos, tanto para empresas digitales como para las offline, donde lo
principal es entender cómo los negocios, las técnicas y las herramientas
digitales pueden impactar y hacer crecer un negocio o institución tradicional,
pero de forma conjunta y estratégica. A continuación, se enuncian algunas
ventajas de la transformación digital consideradas por los anteriores autores,
desde diferentes perspectivas:
Impacto
económico
Desde el
punto de vista económico el proyecto garantiza un marcado aporte al entorno universitario
donde se aplique.
· La automatización de procesos evita todo gasto necesario en hojas de
papel y materiales de oficina en general.
· Se proporciona una capacidad de respuesta rápida en un entorno
cambiante, lo cual permite agilizar la toma de decisiones en menor tiempo y,
como consecuencia, aumentar la productividad y los ingresos, una vez que el
equipo puede comunicarse con más velocidad, confianza y rendimiento.
· Se ofrecen nuevas oportunidades de negocio gracias al análisis de datos,
lo cual implica un crecimiento de la organización.
Impacto social
El proyecto
presenta una oportunidad desde el punto de vista social para la comunidad
universitaria.
· Los recursos tecnológicos aplicados al ambiente laboral tienen siempre
el objetivo de colaborar con el rendimiento de todas las personas involucradas
en la organización. La transformación digital permite implementar nuevos
procesos, actividades y desarrollar nuevas habilidades que convierten el
trabajo en una dinámica más productiva
· Se impulsa la cultura de la innovación en la institución
· Contribuye a fomentar el trabajo colaborativo y la comunicación interna
Impacto científico
El proyecto ofrece, en principio, una evaluación
diagnóstica de todas las áreas organizacionales de la universidad objeto de
estudio. Para ello se tendrán en cuenta los lineamientos de arquitectura
empresarial, expresados en un Sistema Integrado y gestión Documental o
repositorio digital centralizado. Con ello se llevará a cabo una aplicación
práctica de estos marcos de trabajo en entornos universitarios, generando las
personalizaciones necesarias y experiencia de uso para este sector; estudio
sobre el cual se arrojan pocos resultados hasta el momento.
Tomando en consideración todo el repaso anterior
se le atribuye una alta importancia al presente proyecto de investigación en
función de los aportes que podrán generarse en cuanto a la gestión de
información en los entornos universitarios, desde un enfoque tecnológico. La
digitalización, definida por la OCDE (Organización para la Cooperación y
Desarrollo Económico) como una tecnología de utilidad general que da soporte a
todos los sectores productivos ha convergido en la denominada nueva economía
La transformación digital implica focalizar el
desarrollo de la Universidad, de las instituciones de educación superior, en la
aplicación de la tecnología, como ocurre en otros sectores
MÉTODOS
Se realizó se una
investigación descriptiva como punto inicial, con la cual se describen las
necesidades existentes con respecto a la gestión de información dentro de la
Universidad. También se apoya en una investigación de campo, debido a que se
recolectarán los datos directamente desde donde ocurre el fenómeno para obetner
conocimiento de las áreas de Admisión e Ingreso, Gestión formativa, Gestión de
titulación, Gestión curricular(nivel 1)en las cuales se trabajó con los líderes
de los procesos y se obtuvo un total de 13 roles involucrados en todos los procesos
del área, una vez culminados estos procesos se procede con la metodología de
desarrollo RUP para ordenar y estructurar los procesos.
Ciclo de vida del Proceso Unificado Relacional RUP
RUP
divide el proceso en 4 fases, según se indica en Figura 1, dentro de las cuales se realizan varias
iteraciones en número variable según el proyecto y en las que se hace un mayor
o menor hincapié en las distintas actividades.
·
Inicio: Esta
fase tiene como propósito definir y acordar el alcance del proyecto.
·
Elaboración: En
la fase de elaboración se seleccionan los casos de uso que permiten definir la
arquitectura base del sistema y se desarrollaran en esta fase.
·
Construcción: El
propósito de esta fase es completar la funcionalidad del sistema.
·
Transición: El
propósito de esta fase es asegurar que el software esté disponible para los
usuarios finales.
Figura 1. Ciclo de vida del Proceso Unificado.
Fuente:
Objetivo
general
Formular soluciones tecnológicas para la gestión de
información en el ámbito universitario. Caso de estudio: Universidad particular
del Ecuador.
Objetivos específicos
Población
y Muestra
Se trabajó en el levantamiento de información de las 4
áreas de procesos (Procesos nivel 1) de gestión formativa, en la cual se
apertura 41 procesos dentro de la Universidad y en cada proceso se levanta una ficha de información relevante para la digitalización
con una muestra de 41
actores en los diferentes procesos.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
Primero, se realizó un análisis de la
Arquitectura Empresarial de la Universidad de manera general. Para ello se toma
en consideración el organigrama funcional de la estructura jerárquica de la
Universidad, donde se puede apreciar las áreas departamentales y procesos, tal
como se muestra en la Figura 2.
Figura 2. Organigrama funcional.
También es importante el estudio del mapa de
procesos de la Universidad, donde se ilustran las áreas de procesos
estratégicos, claves y de apoyo, tal como se muestra en Figura 3.
Figura
3.
Mapa de Procesos.
El alcance definido en el presente estudio abarca
el área de Gestión formativa, como proceso clave de la organización. El instrumento a utilizar para este fin será la
lista de chequeo. Para llevar a cabo el análisis de los datos se usarán
técnicas de estadística descriptiva, considerada como “la rama de la
estadística que formula recomendaciones sobre cómo resumir la información en
cuadros o tablas, gráficas o figuras”
Mapa de procesos en
Gestión formativa
Se realizó un levantamiento de información en
todas las áreas de trabajo dentro de la Gestión formativa y a partir de ello se
pudo identificar un mapa general de todos los procesos que allí se ejecutan en
la actualidad, organizados por niveles. En la siguiente imagen se muestra la
información definida. (Ver Figura 4).
Figura 4. Mapa de Procesos del
área Gestión formativa.
El levantamiento arrojó un total de 4 áreas de
procesos (Procesos nivel 1) dentro de la Gestión formativa:
●
Admisión e Ingreso
●
Gestión formativa
●
Gestión de titulación
●
Gestión curricular
A partir de ellas se desencadena un total de 41
procesos ejecutados en el área. Como parte del diagnóstico se realizó una ficha
de información relevante para la digitalización de cada proceso, tal como se
muestra en la Figura 5.
Figura 5. Ficha de información por proceso.
Modelo de proceso general
En la figura 6 se muestra el modelo de Gestión Formativa según los
procesos realizados en cada área.
Figura
6. Modelo de procesos del área Gestión formativa.
En la imagen anterior se muestra un modelo de
procesos macro dentro del área Gestión formativa, donde se puede apreciar los
actores responsables de cada proceso en el área y la secuencia o dependencia de
ejecución entre dichos procesos.
Roles/perfiles de usuarios del área Gestión
formativa
A partir del estudio de los procesos
identificados se pudo definir el conjunto de actores del negocio objeto que
formarán parte de la estructura de roles y usuarios del sistema. A
continuación, se indica una tabla resumen de esta información, donde se puede
constatar un total de 13 roles involucrados en todos los procesos del área.
Modelo conceptual del área gestión formativa
En la siguiente imagen se ilustra el modelo
conceptual del área Gestión formativa. Este modelo de estructura estática
representa la relación entre los conceptos de información que se identifican en
el negocio y que pueden convertirse en elementos del diseño (clases, atributos,
estados, tablas de BD, etc.) de los futuros sistemas que se desarrollen. En la
figura 7 se muestra un ejemplo del modelo conceptual que se maneja en la
Universidad.
.
Figura 7. Modelo Conceptual del área de Gestión
formativa.
Fuentes de
Negocio
En el diagnóstico realizado se pudo constatar la
siguiente información disponible actualmente en el área de Gestión formativa:
Reglamentos
·
Reglamento de Régimen Académico
·
Reglamento de escalafón
·
Reglamento de armonización de la
nomenclatura de títulos profesionales y grados académicos que confieren las
instituciones de educación superior del ecuador
·
Reglamento de admisión
Procedimientos
y políticas
·
Procedimiento de Admisión
·
Procedimiento de homologación
·
Procedimiento de Matriculación
·
Políticas de reingreso
·
Procedimiento de Planificación académica
·
Procedimiento de Ejecución académica
·
Procedimiento de Seguimiento a docentes
·
Procedimiento de Seguimiento estudiantil
·
Procedimiento de Tutorías académicas
·
Procedimiento de Ayudantía de cátedra
·
Políticas de participación estudiantil
·
Procedimiento de proyecto integrador
Formularios
de registro
·
Formularios de admisión
·
Formularios de homologación
·
Formularios de matriculación
·
Formularios de Planificación académica
·
Formularios de Ejecución académica
·
Formularios de Seguimiento a docentes
·
Formularios de Seguimiento estudiantil
·
Formularios de Tutorías académicas
·
Formularios de Ayudantía de cátedra
·
Formularios de proyecto integrador
Entorno
tecnológico
●
Repositorio digital centralizado en versión
web en desarrollo
●
Sistema Integrado
●
Entornos de hardware: Servidores
Tipo de aplicaciones
Mediante el levantamiento de información
dentro de la Universidad se idéntico y se propuso:
·
Sistemas
desplegados en la web o red de la Universidad
para integración de Sistemas (SI)
·
Un Sistema de gestión documental o
repositorio digital centralizado con diseño de árbol
Integración de Sistemas
●
Sistema
Integrado(SI)
Este
sistema ha sido diseñado para mejorar la eficiencia y la comodidad en la
gestión de actividades, los usuarios podrán acceder a una interfaz intuitiva y
fácil de usar. El objetivo principal es que en un mismo sistema se pueda
localizar de una manera más eficiente y que el usuario pueda navegar mediante
categorías que son administrables, además al ingresar a cada una de las
categorías se encontraran los diferentes productos disponibles, tal como se
muestra en la figura 8, 9 y 10.
Figura 8.
Productos Sistema Integrado.
Figura 9. Integración
de Sistemas por la categoría estudiantes.
Figura 10. Integración
de Sistemas por categorías.
●
Sistema gestión Documental o
repositorio digital centralizado
La
presente investigación propone un diseño del árbol que se tiene que manejar
dentro de la comunidad universitaria, la cual podrá beneficiar directamente a
los docentes y personal administrativo para un mejor almacenamiento de
documentos académicos. En la figura 11 se muestra un ejemplo del repositorio
digital centralizado y en la figura 12, 13,14 y 15 el árbol de procesos de cada
área respectivamente.
Figura 11. Repositorio
digital centralizado.
Figura 12. Portafolio
de los docentes.
Figura 13. Portafolio
de las comisiones administrativas.
Figura 14. Portafolio
de los coordinadores de Carrera.
Figura 15. Portafolio
del Plan Operativo Anual.
El
sistema de gestión documental o repositorio digital centralizado ayudará a
organizar y maximizar la información requerida del personal con el objetivo de
una mayor facilidad de búsqueda y obtención de información importante, dispone
de módulos de administración al igual que roles y permisos para poderles
asignar a los usuarios, cuenta con una serie de características de seguridad
avanzadas para proteger la privacidad y la información personal de los
usuarios.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Se realizó un estudio diagnóstico del área Gestión
Formativa de la universidad donde se logró definir un mapa de todos los
procesos que se ejecutan organizados por niveles e identificación de los
actores responsables en cada caso para la automatización de los procesos que se
maneja.
Se identificó que con un Sistema Integrado se puede mapear
los procesos, los roles o perfiles de usuario que tendrán los futuros sistemas
que se desarrollen o implementen dentro de la Universidad y tendrán que
acoplarse a este.
En el repositorio digital se diseñó una propuesta de un
modelo con los principales conceptos del negocio tanto de la parte
administrativa y docente, con el objetivo de involucrar a todo el personal y
obtener evidencia digital del trabajo realizado durante el semestre, con esto
se da solución a la perdida de información en las diferentes áreas.
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